INSTA GmbH

Volle Transparenz ebnete den Weg für Microsoft-Neuverhandlungen und Einsparungen bei den Wartungskosten

 

COMPANY BACKGROUND

Die INSTA GmbH wurde 1970 von drei namhaften Unternehmen der Elektroinstallationsbranche gegründet. Heute ist die INSTA GmbH das Tochterunternehmen von GIRA und JUNG. Als Elektronik-Technologie-Zentrum entwickelt und fertigt die INSTA GmbH mit rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Geräte, Baugruppen und Systeme für die Gebäudesystemtechnik, sowie LED-Leuchten und Steuerungen für moderne Architekturbeleuchtung. Für die Bereiche Lightment & Building werden ebenfalls OEM- Produkte entwickelt und gefertigt. Mehr als 80 Ingenieure sind für die Entwicklung tätig. Die Systeme KNX- EIB, eNET, instalight, instalight Control, DALI- Steuerungen, speziell zum Anwendungsbereich “SMART Home“ spiegeln die heutigen modernen Anwendungen wieder.

HERAUSFORDERUNG

Kurzfristig benötigte INSTA eine SAM Baseline-Analyse, um sich auf ein Microsoft-TrueUp vorzubereiten. Mittelfristig sollte das Unternehmen in der Lage sein, alle Softwarelizenzen zentral zu verwalten und Verträge kostenmäßig zu verfolgen und somit die Kosten einzusparen.

WIE SIND WIR FRÜHER MIT DEM SAM THEMA UMGEGANGEN?

Vor dem Einsatz des Snow License Managers wurden benötigte Lizenzen und Updates, je nach Zuständigkeit der IT-Mitarbeiter, in den Lösungen der Softwarehersteller und Softwarezulieferanten gemeldet, bestellt und verwaltet. Beispiel: Microsoft System Center Configuration Manager, Adobe, MobileIron, KNX-EIB- Association etc.. Eine Komplettübersicht aller verwendeten Lizenzen war nur mit erheblichem Aufwand möglich. Die kaufmännische Erfassung der Lizenzbestellungen und deren Einsatz wurden in SAP abgedeckt. Es fehlte eine leistungsfähige Umsetzung für die technischen Belange der Lizenzen. Hierzu gehören die Lizenzschlüssel, Einsatznachweise, Lebensdauerzyklen, Berichte, Ersatzbeschaffungen, Kostenzuordnung, Entsorgungsnachweise, u.v.m. 

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WARUM SNOW

Die intuitive Bedienung des Snow License Managers und das durchdachte Benutzerkonzept erlaubt die Verwendung in verschiedenen Rollen. Ob als Vertragsverwaltung aller Softwarelizenzen der IT-Technologien, Lizenzverwaltung für Produktionsanlagen, Einkaufsverwaltung der Verträge, Verwaltung von allgemeinen Verträgen für Technik auch ohne Lizenzbezug, für Vertragsvorhaben der Patenttechnik oder als Basis für die kostenstellenbezogene Umlage der Lizenzen auf Benutzer und PCs.

Leistungsfähige aktuelle Lizenzdatenbank, einfacher manueller csv.-Datenimport, Berichtserstellung, Kostenplanung, Lebensdauer- Zyklusüberwachung, Lizenzüberblick, einfache System- Anpassbarkeit auf neue Anforderungen.

 

“Mit Snow haben wir eine Lösung gefunden, die uns in der heutigen Zeit, die Abbildung und die Transparenz der Kosten der verschiedensten Hersteller und Lizenzmodelle ermöglicht.”

Rainer Oeinck, Snow Hero, INSTA

 

WAS IST FÜR INSTA GMBH DER MEHRWERT DURCH SNOW? 

  • Allumfassende Information aller Verträge zum Thema Software und angrenzende Bereiche. Datentechnisches Erfassen aller Server-Softwareinstallationen, PC- Installationen und Anwenderberechtigungen für Programme und Lizenzen.
  • Kostenstellenbezogene Kosten- Umlage der Vertrags,- und Lizenzkosten aller Anwendungen auf den tatsächlichen Nutzer und auch auf den verwendeten PCs.
  • Nahtlose Verbindung von Softwarevertrag, Wartungsvertrag und Dienstleistungsvertrag beim Einsatz neuer Softwarelösungen im Unternehmen.
  • Umfassende Kostenzusammenstellung zum Projekt über den kompletten Lebenszyklus der Anwendungen.
  • Aussagefähige Informationen und Unterlagen über Hard,- und Softwareinstallationen pro PC und Server. Tatsächliche Nutzungsanalyse erworbener und installierter Lizenzanwendungen, Erfassung, Verwaltung und Nachverfolgbarkeit auch von Verträgen ohne Lizenzbelange, ohne Softwarelizenzen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass viele Benutzer gleichzeitig in der Snow-Umgebung arbeiten können. INSTA ist jetzt in der Lage in kürzester Zeit Daten und Informationen über Verträge, Lizenzen, Benutzer, Anwendungen und Installationen zu finden. Die Verbindung von Software-Assets zu einem bestimmten Benutzer oder PC wird als deutliche Verbesserung bewertet.

ERGEBNISSE

Innerhalb von nur drei Monaten konnte der True-Up für Microsoft erstellt und validiert werden. Das ermöglichte Vertragsverhandlungen auf Augenhöhe und die Identifizierung brachliegender Lizenzen. Durch Nutzungsanalysen konnten direkte Maßnahmen zur Lizenzanwendung ausgeführt und in Folgeprojekten verschiedene ungenutzte Wartungen für hochpreisige Anwendungen eingespart werden.

 

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