Edelmann GmbH

Edelmann erzielt mithilfe von Snow Software und global IT Einsparungen in Höhe von 32.000 Euro

ZUM UNTERNEHMEN:

EDELMANN GMBH Edelmann ist führender Anbieter hochwertiger und innovativer Verpackungslösungen aus Karton und Papier. An 17 Standorten weltweit, in den USA, Frankreich, Polen, Ungarn, Brasilien, China, Indien, und Mexiko sowie sieben in Deutschland, entwickelt, produziert und vertreibt das Familienunternehmen Faltschachteln, Packungsbeilagen und Systemlösungen für den Health- und Beauty care Markt sowie für Consumer Brands. 2015 erwirtschafteten die 2.373 Mitarbeiter einen Umsatz von 252 Millionen Euro. Rund 57 Prozent beträgt der Auslandsanteil am Gesamtumsatz der Edelmann Gruppe. Weltweit produzierte Edelmann 5,0 Milliarden Verpackungen und 1,2 Milliarden Packungsbeilagen.

HERAUSFORDERUNGEN:

  • Bessere Abbildung der eingesetzten Lizenzen und IT-Systeme  
  • Einführung und Implementierung eines SAM-Tools, das auch global einsetzbar ist
  • Höheres Compliance-Level

VORTEILE FÜR EDELMANN:

  • Mehr Transparenz 
  • Reduzierung des finanziellen Risikos durch einen Audit auf 1% 
  • Einsparungen von rund 32.000 Euro

Edelmann plante im November 2015 eine Umstellung vom bestehenden Software Asset Management-Tool auf eine neue Lösung. Das Unternehmen hatte zwar zuvor schon eine Freeware im Einsatz, konnte damit aber dennoch nicht gewährleisten, dass eine Unteroder Überlizenzierung vollständig ermittelt werden konnte. Zudem wurde die bis dahin genutzte Software von Microsoft nicht als geeignete Lösung anerkannt. Deshalb musste Edelmann schnellstmöglich ein Tool finden, welches bei einem Audit akzeptiert würde. Innerhalb des Unternehmens gab es keine adäquate Anwendung für ein umfangreiches Server- und Portfoliomanagement. Ohne den Einsatz einer entsprechenden Lösung konnte Edelmann deshalb die Menge der im Unternehmen eingesetzten Produkte nicht abbilden und auch keine Klassifizierung nach einer bestimmten Norm vornehmen. Lizenzen wurden vielmehr per Excelliste aufgeführt. Dabei wurden aber nicht alle Softwareprodukte erkannt und auch Stammdaten und Rechner nicht abgeglichen. Dies erhöhte das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich. Zudem fiel die Verwaltung und Prüfung der Softwareprodukte in den Aufgabenbereich der Mitarbeiter und war daher eine zusätzliche Belastung. Diese Vorgehensweise war nicht nur sehr zeit-, sondern auch kostenintensiv und gewährleistete nicht, dass die Lizenzierung immer richtig bewertet wurde. Außerdem konnte die manuelle Suche nicht sicherstellen, dass alle gekauften Anwendungen gefunden wurden. Häufig wurden deshalb neue Lizenzen erworben, obwohl diese eigentlich bereits im Unternehmen vorhanden waren.

Wo vorher Transparenz fehlte, welche Lizenzen in welcher Stückzahl installiert waren, ist es Edelmann ab sofort möglich, überschüssige Lizenzen anderen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Alle Lizenzen befinden sich nun in einem Pool und sind Mitarbeitern und deren Bedürfnissen zugeordnet: Im Fachjargon nennt sich diese Art der Aufbewahrung „Pooling“. Benötigt eine Abteilung nun für ein Projekt eine Lizenz, kann diese entsprechend aus dem Pool zugewiesen werden. Das schützt Edelmann vor einer erneuten Überlizenzierung.

“Bevor wir Snow Softwares Lösungen im Einsatz hatten, fehlte uns Transparenz bezüglich der vorhandenen und fehlenden Lizenzen im Unternehmen. Das kostete uns viel Zeit und auch Geld. Durch die Implementierung des SAM-Tools konnten wir unsere Softwareinstallationen und Lizenzbestände optimieren und unserem Lizenzmanager ein passendes Werkzeug für seine tägliche Arbeit an die Hand geben. So konnten wir Einsparungen in einer Höhe von rund 32.000 Euro erzielen. Außerdem sind Ressourcen frei geworden, die wir nun anders nutzen können”

Ulrich von Waechter, Director IT, Business Processes and Materials Management

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Für Edelmann waren, neben der herausragenden Erkennungsrate für Software von Snow, auch die Unterstützungs- und Schulungsangebote von global IT überzeugend. Das Beratungshaus schulte die Mitarbeiter in der Pflege des Tools sowie im richtigen Umgang mit Softwarelizenzen. So kann Edelmann gewährleisten, dass sämtliche Arbeitnehmer über komplexe Nutzungsbestimmungen informiert bleiben. Des Weiteren konnten auf dieser Basis Prozesse optimiert und neue Richtlinien ausgerollt werden. 

Mit Hilfe von Snow Software und durch die Unterstützung seitens global IT hat Edelmann eine Lösung gefunden, die zudem auch global ausrollbar ist: Tochterunternehmen sollen in Zukunft auch von der SAM-Lösung des Herstellers profitieren.

Michael Radauscher, Projektleiter Software Asset Management bei Edelmann, fügt hinzu: „Dank der Unterstützung durch unseren Berater global IT konnten wir das SAM-Tool zudem von Anfang an optimal in unsere IT-Infrastruktur einbetten und die notwendigen Prozesse für einen reibungslosen Ablauf anpassen. Außerdem konnten wir gemeinsam definierte Richtlinien umsetzen. Im Anschluss an das Projekt fand ein Audit durch Microsoft statt, der ohne erkennbare Lizenzverstöße abgeschlossen werden konnte.“

Edelmann plant zukünftig, weitere Produkte von Snow einzusetzen – beispielsweise zum Managen von SAP-Lizenzen oder bei der Verwaltung von mobilen Endgeräten und deren Software. global IT wird Edelmann zudem dabei unterstützen, SAM-Projekte auch global auszurollen und Mitarbeiter im Umgang mit Lizenzen und Prozessen schulen.

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