Kooperation statt Kontrolle: Die neue Rolle des CIOs

Wenn Fachabteilungen im Unternehmen heute eine neue IT-Lösung benötigen, gehen sie oftmals nicht mehr den Umweg über die IT-Abteilung, sondern schaffen sie kurzerhand selbst an. Ein immer größerer Teil der Technologie im Unternehmen entzieht sich deshalb dem Einfluss des CIOs. Was er tun muss, um seine Aufgaben weiterhin erfüllen zu können.

Bis vor kurzem herrschten zwischen dem CIO und den unterschiedlichen Fachabteilungen klare Verhältnisse. Wenn Fachabteilungen einen Bedarf nach einer neuen Technologie identifizierten, forderten sie diese bei der IT-Abteilung an. Die dort angestellten Experten prüften die verfügbaren Optionen und versorgten die Abteilung dann mit einer passenden Lösung. Dieser Prozess lief stabil, wenn auch nicht immer harmonisch: Längst nicht in allen Fällen stellte die gelieferte technische Lösung die Anwender zufrieden. Auch beklagten viele Fachabteilungen das aus ihrer Sicht zu langsame Vorgehen der IT.

Die Cloud ändert alles

Der Aufstieg der Cloud hat die geschilderte Beziehung grundlegend verändert. Wenn Fachabteilungen heute eine neue Lösung anschaffen wollen, ist nicht mehr notwendigerweise ein besonderes technisches Know-how oder eine entsprechende Hardware-Infrastruktur erforderlich. Das macht es möglich, den Umweg über die IT-Abteilung zu vermeiden. Mehr und mehr etabliert sich die sogenannte Schatten-IT, die weder technisch noch strategisch in die IT-Services des Unternehmens eingebunden ist.

Für den CIO bedeutet diese Entwicklung einen massiven Kontrollverlust. Immer mehr Hard- und Software fliegt unter seinem Radar, bei der Anschaffung neuer Lösungen hat er oft keine Möglichkeit zur Mitsprache mehr. Ein wachsender Teil der IT-Ausgaben seines Unternehmens entzieht sich seinem Einfluss, was einen zusätzlichen Bedeutungsverlust mit sich bringt. Während die Kontrollmöglichkeiten kleiner werden, bleiben seine Kernaufgaben jedoch die gleichen: Nach wie vor ist sein Team dafür verantwortlich, die vorhandene Soft- und Hardware zu warten und auf dem neuesten Stand zu halten, das Unternehmen gegen alle Formen der Cyberkriminalität abzusichern, technische Innovation voranzutreiben und gleichzeitig die Gesamtausgaben für die IT im Zaum zu halten.

Zeit für einen Paradigmenwechsel

Die neuen Gegebenheiten zwingen den CIO zu einer Abkehr von seinem alten Rollenverständnis. Anstatt den aussichtslosen Versuch zu unternehmen, die verlorene Alleinherrschaft zurückzugewinnen, sollte er mit der neuen Situation umgehen lernen. Dabei gilt es, die folgenden vier Punkte zu beherzigen.

  • Mut zur Veränderung zeigen. Die Zeit lässt sich nicht zurückdrehen: Eine Rückkehr zur IT-Zentralwirtschaft ist nicht realistisch – je früher ein CIO diesen Umstand akzeptiert, desto besser. Die Branchenanalysten von Gartner schätzen, dass 2016 lediglich 17 Prozent der IT-Gesamtausgaben von Stellen außerhalb der IT-Abteilung gesteuert wurden – 83 Prozent unterstand der Kontrolle des CIOs. In den kommenden drei Jahren soll sich die Situation jedoch dramatisch ändern: Die Analysten prognostizieren, dass in großen Unternehmen mit einem Fokus auf digitale Geschäftsmodelle der Anteil der Fachabteilungs-IT an den Gesamtausgaben auf 50 Prozent steigen wird.

 

  • Den Disruption Gap schließen. Wenn die Fachabteilungen immer größere Anteile des IT-Budgets kontrollieren, bedeutet das zunächst einen Kontrollverlust. Die IT wächst im Rahmen der digitalen Transformation, aber ein immer kleinerer Teil davon unterliegt einer zentralen Aufsicht. Das ist der sogenannte Disruption Gap, der den CIO an der Erfüllung der oben genannten Kernaufgaben hindert. Um der Lage wieder Herr zu werden, muss er sich damit auseinandersetzen, wie groß der Gap in seinem Unternehmen bereits ist – und wie er sich schließen lässt.

 

  • Nutzungsverhalten und Gesamtausgaben transparent machen. Im Rahmen der digitalen Transformation spielen SaaS und IaaS in Unternehmen eine immer bedeutsamere Rolle. Der CIO ist deshalb nicht mehr zu einer annähernd verlässlichen Budgetierung in der Lage und kann somit eine seiner wesentlichen Kernaufgaben im Unternehmen nicht mehr zufriedenstellend erfüllen. Abhilfe schaffen Analyse-Werkzeuge für das Software Asset Management (SAM), die die Nutzung von Cloud-Anwendungen im Unternehmen und die mit ihr verbundenen Kosten erfassen und transparent machen. Sie spüren IaaS-Umgebungen und SaaS-Anwendungen automatisiert auf. Das ermöglicht eine zentrale Kontrolle aller IT-Services – auch solcher, in deren Anschaffung die IT-Abteilung nicht involviert war. So gewinnt der CIO das Heft des Handelns zurück, kann exakter budgetieren und auf Grundlage des verfügbaren Wissens neue strategische Initiativen anstoßen.
     
  • Fachabteilungs-IT muss keine Schatten-IT sein. Cloudbasierte Infrastruktur und cloudbasierte Anwendungen helfen Fachabteilungen im Rahmen der digitalen Transformation, ihre Geschäftsziele zu erreichen. Die eigenmächtig angeschafften Lösungen bergen nicht nur Probleme, sondern bieten auch eindeutige Vorteile. So werden sie in der Regel von Personen mit bester Kenntnis der abteilungsinternen Prozesse ausgewählt und erfüllen daher zuverlässig alle Anforderungen. Außerdem wirkt die dezentrale Anschaffung neuer Lösungen in vielen Fällen als Innovationstreiber: Experten aus den einzelnen Bereichen erkennen die konkreten Chancen neuer Technologien oft früher als Mitarbeiter der IT-Abteilung, denen die Nähe zum operativen Geschäft fehlt. Aus Sicht des CIOs lässt sich außerdem anführen, dass Fachabteilungs-IT die Zufriedenheit mit der IT insgesamt erhöhen kann – die Anschaffung einer sinnvollen Lösung durch eine Fachabteilung stärkt somit die Reputation der gesamten IT. Das große Problem – nämlich, dass die Anschaffung und Nutzung im Verborgenen erfolgt und die Fachabteilungs-IT zur unkontrollierbaren Schatten-IT wird – lässt sich mit der richtigen Technologie ausräumen.

Fazit

Die digitale Transformation ändert alles – auch die Rolle des CIOs im Unternehmen. Wo er früher die alleinige Kontrolle innehatte, muss er nun versuchen, die Initiativen der einzelnen Fachabteilungen im Blick zu behalten und unter einen Hut zu bringen. Dabei sollte er auf Kooperation setzen und die Vorteile des Wandels für seine Zwecke nutzen. Dass etwa Fachexperten eigene IT-Initiativen starten, liegt oftmals in seinem Interesse – sie treiben mit ihren Aktivitäten die digitale Innovation im Unternehmen voran. Gleichzeitig muss er die Übersicht über alle Soft- und Hardware-Lösungen im Unternehmen zurückgewinnen. Nur wenn alle Fäden an einem Punkt zusammenlaufen, ist weiterhin gewährleistet, dass die IT-Ausgaben nachvollzogen und optimiert werden können. Die richtige Technologie hilft dabei, diese Herausforderung zu meistern.

 

Artikel erschienen am 13. Oktober in der Funkschau.de/ Ausgabe 19