Ver-schlimm-bessert das neue Digital Access Tool von SAP® Lizenz Verpflichtungen?

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Das neue Modell entstand nach Gesprächen mit Kunden und Benutzergruppen und soll SAP®-Kunden eine klare und transparente Berechnung für Indirekten Zugriff ermöglichen. Obwohl es einfach klingt, kann die Festlegung der Anzahl an erstellten Dokumenten eine große Herausforderung darstellen und es gibt immer noch viele Unbekannte. SAP hat den Kunden die Wahl gelassen - sie können entweder ihren bestehenden Vertrag beibehalten, aktuelle indirekte Benutzerlizenzen gegen eine Reihe digitaler Dokumente austauschen oder auf die neue Vermessung umsteigen. Wenn SAP-Kunden sich für den Wechsel auf das neue Modell entscheiden, können sie nicht mehr zurückkehren. Das SAP User Measurement Tool (USMM) wird noch in diesem Jahr aktualisiert, um Indirekten Zugriff auf der Grundlage von Erstellung von Dokumenten zu messen, und SAP spricht bereits mit Kunden über die Umstellung von Verträgen.

 

Source: SAP® SE: April 2018

Die Art und Weise, wie auf SAP-Daten zugegriffen werden kann, hat sich im Laufe der Zeit von leicht identifizierbaren Personen innerhalb von SAP zu einem Bereich entwickelt, in dem wir heute mit Produkten, Robotern und Anwendungen von Drittanbietern arbeiten, die routinemäßig auf SAP-Daten zugreifen. Es muss einen fairen Weg für SAP und seine Kunden geben, um sicherzustellen, dass dieser Zugang lizenziert und bezahlt wird.

Source: SAP® SE: April 2018

Ursprünglich legte SAP ihre Verträge so aus, dass jeder User, der auf die Daten von SAP zugriff, über eine Named User-lizenz verfügen musste. Der Zugriff seitens Dritter hat im Laufe der Jahre erheblich zugenommen, so dass das Risiko, zum Zeitpunkt der Auditierung mit einer riesigen Lizenzrechnung konfrontiert zu werden, real ist und nunmehr sehr wahrscheinlich steigen wird (siehe Diageo oder AB InBev).

Im Jahr 2017 kündigte SAP an, dass sie ihre Politik rund um Indirektem Zugriff ändern würden, um zwei Arten von Bestellungen einzuführen - Order to Cash und Order to Pay, aber das half in der verwirrenden Lizenzsituation nicht wirklich.

Im Rahmen des Lizenzmodells Digital Access wird die Erstellung von neun verschiedenen Dokumenten berechnet - die, von denen SAP glaubt, dass sie den größten Nutzen für den Kunden bringen. Die Gebühr basiert nur auf der ersten Erstellung und es fallen keine weiteren Kosten für das Lesen, Löschen oder Aktualisieren von Dokumenten an. Einige der Belege werden auf Einzelpostenebene berechnet, andere auf 20% der Kosten.

Am 31. Juli veröffentlichte SAP ein Tool zur Schätzung der Nutzung von Digital Access Document, aber es gibt viele Mängel und SAP-Kunden werden feststellen, dass es kein detailliertes Verständnis der damit verbundenen Kosten bietet:

  • Das SAP-Tool kann den Unterschied zwischen Dokumenten, die von SAP oder einer Drittanbieter-Anwendung erstellt wurden, nicht erkennen. Um aussagekräftige Daten zu erhalten, muss das Tool für jeden "technischen" Benutzer auf jedem ERP-System innerhalb des Anwesens separat ausgeführt werden.
  • SAP hat gesagt, dass alle Produktionsprozesse, die Dokumente erstellen, einschließlich EDI, für Digital Access zählen würden, aber da das Tool nur bestimmte technische User zählt, werden diese Prozesse verpasst, was bedeutet, dass die Gesamtschätzung erheblich unterschätzt werden könnte.
  • SAP hat angekündigt, dass sie nur bei der ersten Dokumenten-Erstellung berechnen würden, aber das Tool enthält nicht die Verarbeitungslogik, um dies zu ermitteln, so dass alle erstellten Dokumente berücksichtigt werden.
  • Das SAP Tool muss auf jedem einzelnen System installiert werden, und die Dokumenten-Erstellung mühselig über jeden einzelnen User abgefragt werden. Die Daten müssten dann händisch zusammengetragen werden.

WAS SOLLTEN KUNDEN TUN?

Es gibt drei Schritte, die Kunden unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass sie die richtige Entscheidung für ihr Unternehmen treffen:

  • Finden Sie heraus, ob Sie Indirekten Zugriff unter ihrem derzeitigen System korrekt lizenzieren und verwenden Sie sie als Grundlage für den Vergleich mit dem Digital Access-Modell.
  • Überlegen Sie, wie sich die Technologie weiterentwickelt, und seien Sie vorsichtig, wenn Sie auf das neue Lizenzmodell umsteigen. Es ist davon auszugehen, dass Indirekte Zugriff weiter zunehmen wird, so dass die Zahl der digitalen Dokumente durchaus zunehmen kann.
  • Stellen Sie sicher, dass der Wortlaut in jedem neuen Vertrag eindeutig ist, um eine Änderung der Dokumenttypen oder der Definition von Digital Access zu vermeiden.

WIE KANN SNOW HELFEN?

Snow Optimizer for SAP® Software hilft bereits bei vielen Problemen rund um die SAP-Lizenzierung, einschließlich Indirect Access: Aufbau einer Basislinie, Optimierung von User-Lizenzen, Verwaltung und Administration von Nutzern und Lizenzverträgen, Steuerung von Engines, Automatisierung von Prozessen sowie Steuerung von Indirekter Nutzung und damit Reduzierung des finanziellen Risikos. Der neue Digital Access Estimator von Snow liefert alle Informationen, die SAP-Kunden benötigen, um das indirekte Zugriffsrisiko zu reduzieren und eine fundierte Entscheidung über das kostengünstigste Lizenzmodell für ihr Unternehmen zu treffen. Die Snow-Lösung bietet einen klaren und präzisen Überblick darüber, wie viele digitale Dokumente erstellt werden, wer sie erstellt und ob sie im Rahmen des neuen Lizenzmodells als digitaler Zugang gelten würden - alle Schlüsselelemente, die notwendig sind, um die bestehenden Lizenzkosten mit den im Rahmen des SAP Digital Access-Lizenzmodells prognostizierten Kosten zu vergleichen.

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